Leppävirran apteekin avainasiakasrekisterin tietosuojaseloste

LEPPÄVIRRAN APTEEKIN AVAINASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tässä asiakirjassa selvitetään muun muassa rekisterinpitäjän yhteystiedot, rekisteröityjen henkilöiden oikeudet, rekisteriin tallennettavat henkilötiedot ja tietojen tallentamisen tarkoitus sekä tietojen suojaamisen ja luovuttamisen periaatteet. Henkilötietorekistereistä tulee laatia rekisteriselosteet nojaten henkilötietolakiin sekä Euroopan Unionin yleiseen tietosuoja- asetukseen. Tämä tietosuojaseloste toimii laajennettuna rekisteriselosteena, ja se pidetään yrityksen tiloissa vapaasti saatavilla. Jokaisen rekisteriin rekisteröidyn henkilön on syytä tutustua huolella tähän tietosuojaselosteeseen.

 

  1. REKISTERIN NIMI

Leppävirran apteekin Avainasiakasrekisteri (myöhemmin ”Rekisteri”).

  1. REKISTERINPITÄJÄ

Leppävirran apteekki, Leppävirrantie 26, 79100 Leppävirta, puhelin 017 5542 555, fax 017 5542 557. Sähköposti: leppavirran.apteekki@apteekit.net

  1. REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä ja muissa rekisteriä koskevissa asioissa tulee ottaa yhteyttä apteekkari Martti Mähöseen, Leppävirrantie 26, 79100 Leppävirta, puhelin 017 5542 555, fax 017 5542 557. Sähköposti: leppavirran.apteekki@apteekit.net

  1. APTEEKIN TIETOSUOJAVASTAAVA

Apteekin tietosuojavastaavana toimii proviisori Elina Keinänen.

  1. REKISTERIN JULKISUUS

Rekisterin sisältämät tiedot on rajoitettu apteekin tiedoiksi ja ne ovat saatavilla vain apteekin määrittelemille valtuutetuille käyttäjille. Myöhemmin rekisterin tiedot voivat olla kaikkien Avainapteekkien yhteisessä rekisterissä.

  1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.

Apteekki käsittelee henkilötietoja henkilön allekirjoittaman avainasiakassopimuksen, avainasiakkaan antaman suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella, tuottaakseen avainasiakaspalvelun sekä kehittääkseen asiakkuutta ja palveluita sekä hoitaakseen asiakassuhdetta.

Asiakkaan liittyessä avainasiakkaaksi allekirjoittamalla avainasiakassopimuksen, asiakkaalta pyydetään suostumusta markkinointiin koskien Leppävirran apteekin tiedotteita ja tarjouksia. Markkinointi tapahtuu pääasiassa sähköpostin välityksellä.

Rekisterin tarkoitus on Leppävirran apteekin Avainasiakasrekisterin ylläpito. Rekisterin tarkoitus on nopeuttaa ja helpottaa avainasiakkaiden asiointia apteekissa. Rekisteriä käytetään erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, joita voivat olla markkinoinnin kohdentaminen, sähköpostiviesti, kirje, tekstiviesti ja muut markkinointiviestit. Avainasiakasrekisterin avulla apteekki seuraa

asiakkaan ostokertymää, jonka perusteella hän saa erikseen avainasiakassopimuksessa määritetyistä ostoistaan alennuksia. Järjestelmä mahdollistaa myös mahdollisten muiden avainasiakasetujen tarjoamisen.

Leppävirran apteekki viestii avainasiakkailleen kampanjoista ja tarjouksista myös Avainapteekkien yhteisesti omistaman yhteistoimintayrityksen Avainapteekit Oy:n tarjoaman palvelun kautta. Viestiminen tapahtuu sähköpostitse. Asioinnin yhteydessä kertyviä osto- ja asiointitietoja voidaan hyödyntää markkinoinnin kohdentamisessa myös Avainapteekit Oy:n tietojärjestelmiä hyväksi käyttäen. Avainasiakastietoja käsitellään asiakkaan asioinnin yhteydessä, markkinointitoimenpiteiden yhteydessä ja muihin asiakkuuteen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Avainapteekit Oy toimii apteekin ja koko Avainapteekit -ketjun sähköisen avainasiakasviestintäjärjestelmän ylläpitäjänä. Avainapteekit Oy toimii apteekin alihankkijana avainasiakasohjelman teknisen toteutuksen osalta ja on näin ollen tietosuojalainsäädännön tarkoittama henkilötietojen käsittelijä.

Liittyessään avainasiakasohjelmaan Avainapteekit Oy:n ylläpitämien internet-sivujen välityksellä, asiakkaalta pyydetään suostumus henkilötietojen käsittelemiseksi. Samalla pyydetään suostumus mainosten lähettämiseen sähköpostitse tai muulla tavalla. Asiakas voi peruuttaa antamansa suostumukset henkilötietojen käsittelemiseksi milloin tahansa.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja asiakkaan antaman suostumuksen ja oikeutetun etumme perusteella tiedottaaksemme asiakkaalle palveluistamme ja niihin liittyvistä ajankohtaisista asioista.

Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen. Apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.

  1. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Avainasiakasrekisteriin kerätään seuraavia henkilötietoja

Avainasiakkaaksi liittyessä asiakkaalta kerätään seuraavia henkilötietoja:

Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Avainasiakasohjelmaan liittyvät tiedot: asiakasnumero, avainasiakasohjelman hyödyntämiseen liittyvät tiedot, tiedot koskien annettuja suostumuksia henkilötietojen käsittelyyn.

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröidyn allekirjoittama avainasiakassopimuslomake ja Avainapteekit Oy:n ylläpitämän internetsovelluksen kautta tapahtuva liittyminen.

  1. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Avainasiakasrekisterin tietojen säännönmukaista luovutusta ei tehdä. Tietojen luovutus tehdään tarvittaessa tarkan harkinnan varaisesti yrityksen toiminnan kannalta näin vaativissa tilanteissa esim. omistajan vaihdoksen yhteydessä.

Apteekki luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää apteekkia toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii apteekkia luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon apteekin hallussa olevasta tietokannasta.

 

  1. TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE

Apteekki ei siirrä apteekin hallussa olevia tietoja kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle.

Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella.

 

  1. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Apteekki ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset. Apteekki suojaa rekisterin perustuen suorittamansa riskiarvioinnin tuloksiin. Apteekin tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota apteekki noudattaa.

Manuaalinen aineisto: Avainasiakaslomakkeet säilytetään apteekissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on kokonaan kielletty. Tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen mukaisesti.

Digitaalinen aineisto: Digitaalinen aineisto järjestelmätoimittaja Pharmadatan konesalissa ja apteekin tiloissa. Aineisto on suojattu asianmukaisella ja ajantasaisella virustorjuntaohjelmalla ja palomuurilla.

Avainapteekit Oy:n osalta kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Kaikki asiakkaan tiedot on suojattu yleisesti hyväksyttyjen toimialastandardien mukaisesti, mutta tietojen siirtäminen internetin välityksellä ei valitettavasti ikinä ole täysin turvallista, joten emme voi taata siirtyneen tiedon eheyttä sadan prosentin varmuudella. Suojelemme kuitenkin järjestelmämme teknisin ja hallinnollisin menetelmin luvatonta käyttöä ja tietojen tuhoamista vastaan lähettämällä tietoja vain salatussa muodossa. Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi avainasiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä poistamme asiakkaan tiedot, elleivät lait ja säännökset nimenomaisesti vaadi meitä säilyttämään tietoja pidempään.

  1. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna Rekisterinpitäjälle, mieluiten selosteen mukaiselle rekisterin yhteyshenkilölle tai apteekin tietosuojavastaavalle.

Tarkistuspyynnön yhteydessä tulee varmistua tietoja kysyvän henkilöllisyydestä ja tämä tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus.

  1. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA

Rekisteröity voi milloin vain tarkistaa tai pyytää korjausta, päivitystä tai muutosta henkilötietoihinsa sekä vaatia niiden poistamista rekisteristämme. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä. Huomattava on kuitenkin, että osan henkilötiedoista poistaminen voi johtaa siihen, että avainasiakkuuden perusteella myönnettävät etuudet eivät enää ole käytettävissäsi.

Korjaamis- tai poistamispyynnön esittävän henkilöllisyydestä tulee varmistua. Henkilöllisyyden varmistaminen tapahtuu esittämällä henkilöllisyystodistus apteekissa.

Jos haluat pyytää tietojesi korjaamista, ole yhteydessä tämän selosteen alussa mainittuun rekisteristä vastaavaan henkilöön.

 

  1. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen tapaan, jolla olemme käsitelleet henkilötietoja, hän voi koska tahansa ottaa yhteyttä kansalliseen valvontaviranomaiseen (Suomessa tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi ) asian ratkaisemiseksi.

Avainasiakasohjelmaan voivat liittyä vain yli 18-vuotiaat täysivaltaiset henkilöt.

  1. REKISTERIIN TALLENNETTAVIEN INFORMOINTI

Avainasiakkaaksi liittymisen yhteydessä tarjoamme nähtäväksi tämän tietosuojaselosteen.

Pyydämme rekisteröityä huomioimaan, että saatamme joutua aika ajoin päivittämään tämän selosteen sisältöä informoimatta päivityksistä rekisteröidyille henkilökohtaisesti.

Ajantasainen versio selosteesta on aina nähtävillä internet osoitteessa www.leppavirranapteekki.fi ja saatavilla apteekin henkilökunnalta.

  1. TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA

Apteekki poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Apteekkia poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.

Apteekki säilyttää avainasiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi. Apteekki sitoutuu poistamaan henkilötiedot rekisteristä, jos asiakas purkaa avainasiakassopimuksen. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos poistamiselle on laillinen este.

  1. TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 1.2.2019.